Automação de processos: o que é, como funciona e seu impacto na transformação digital

Quando se fala em automação de processos, muitas vezes ela é associada a tarefas operacionais de baixo impacto. Mas proponha-se a um exercício: e se, de repente, sua equipe parasse de atualizar sistemas, consolidar dados ou preencher planilhas? Em pouco tempo, a tomada de decisão estratégica ficaria comprometida pela falta de informações confiáveis e em tempo real.

A realidade é que atividades essenciais, porém repetitivas, consomem tempo valioso e estão sujeitas a erros humanos.

A automação resolve esse desafio com tecnologias como Automação Robótica de Processos (RPA), Plataformas Low-Code/No-Code e hiperautomação, permitindo integração entre sistemas, análise avançada de dados e conformidade regulatória — ao mesmo tempo em que aprimora a experiência do cliente (CX).

Neste artigo, vamos te guiar pelos benefícios práticos da automação e como ela pode transformar a maneira como sua empresa opera.

Benefícios da automação de processos para as empresas

Com ferramentas de automação de processos, você consegue eliminar gargalos, reduzir o tempo de execução de tarefas e aumentar a precisão nas operações.

Isso se traduz em mais eficiência operacional e melhores resultados estratégicos. Além disso, os clientes percebem o avanço por meio de respostas mais rápidas, atendimento personalizado e maior confiabilidade nos serviços.

Vamos explorar como esses benefícios se concretizam na prática.

Redução de custos operacionais

A automação é uma das formas mais eficazes de reduzir custos operacionais sem comprometer a qualidade do trabalho. 

Lembra-se do exemplo anterior? Se sua equipe não precisa mais perder horas corrigindo erros em planilhas ou inserindo dados manualmente, os ganhos se acumulam.

Por exemplo: com a automação, tarefas como lançamento de dados, conciliação financeira e geração de relatórios são executadas com precisão e velocidade.

Em paralelo, o seu time ganha tempo para realizar atividades que agregam valor ao negócio, como pensar em estratégias de inovação para focar mais em crescimento e competitividade.

Principais tecnologias para automatizar processos internos

Atualmente, 78% das empresas brasileiras já trabalham com tecnologias de automação de processos. Isso demonstra que a transformação e maturidade digital avançam rapidamente e que a hora de explorar essas ferramentas é agora.

Confira, a seguir, as principais tecnologias usadas para a automação de processos.

Automação de Processos de Negócio (BPA)

O BPA (Business Process Automation) é um modelo tecnológico que automatiza fluxos de trabalho completos — ou seja: integra pessoas, sistemas e dados. 

Quando existe um fluxo de aprovações, notificações e integração de sistemas, por exemplo, o BPA é bastante útil. Digamos, por exemplo, que uma empresa esteja em busca de um meio de automação do fluxo de aprovação de pedidos de compra.

Nessa situação hipotética, em vez de depender de e-mails e planilhas, o sistema automaticamente passa a encaminhar o pedido para os responsáveis, verificar o estoque e atualizar o status em tempo real.

Na prática, o BPA ajuda a economizar o tempo de espera, elimina gargalos e deixa todo o processo mais transparente.

Gestão de Processos de Negócio (BPM)

O BPM (Business Process Management) vai além da automação e também serve para modelar, analisar e melhorar processos de forma contínua.

É comum usá-lo, então, de maneira integrada a outras ferramentas de automação. É o que muitas fintechs fizeram, há alguns anos, com a desburocratização da abertura de contas — o BPM, aqui, passou a automatizar e agilizar etapas como a validação de documentos.

O resultado disso você deve conhecer: as fintechs se espalharam pelo mundo e, inclusive, 14% dos brasileiros só têm contas digitais (muito disso, em decorrência da facilidade que as organizações promoveram para a abertura de contas).

Automação Robótica de Processos (RPA)

O RPA (Robotic Process Automation) é uma das tecnologias mais populares para automação, especialmente em tarefas repetitivas e baseadas em regras porque conta com o auxílio de “robôs” virtuais para executar atividades como:

• Preenchimento de formulários;
• Extração de dados;
• Atualização de sistemas.

Um caso comum é o uso de RPA em departamentos financeiros para conciliar dados de diferentes sistemas. Em vez de um funcionário gastar horas comparando planilhas, o robô faz isso em minutos, com 100% de precisão.

Outro exemplo é o atendimento automatizado de solicitações de usuários, como a emissão de segundas vias de boletos, que agiliza o processo e melhora a experiência porque o tempo de espera pelo atendimento é reduzido, e a sua solicitação é prontamente concluída.

Hiperautomação

A hiperautomação é a evolução da automação tradicional porque combina tecnologias como:

• RPA;
• Inteligência Artificial (IA);
• Machine Learning;
• Análise de dados.

Isso tudo, para a criação de soluções mais abrangentes e inteligentes a partir da sua capacidade de lidar com processos mais complexos, tomar decisões baseadas em dados e de adaptação a mudanças.

É o que pode acontecer em um sistema de reclamações de uma empresa. Com a hiperautomação, o sistema analisa automaticamente o histórico do cliente, identifica padrões e sugere soluções personalizadas, tudo em questão de segundos.

Quais são as aplicações práticas da automação nas empresas

A automação de processos tem valor agregado em diversas áreas — desde operações administrativas até processos industriais complexos. E você verá, a seguir, alguns exemplos práticos de como esse tipo de ferramenta transformou o mercado por meio de mais eficiência operacional, redução de custos e melhoria nos resultados.

Automação de processos administrativos

A área administrativa se beneficia da automação por conta da quantidade de tarefas repetitivas. Por exemplo:

• Gestão de documentos: automatiza a organização, armazenamento e recuperação de documentos, como contratos e faturas, o que reduz o tempo gasto em buscas manuais e minimiza riscos de erros;
• Controle de estoque: sistemas automatizados podem monitorar o índice em tempo real, emitir alertas para reposição e até mesmo realizar pedidos automaticamente com fornecedores;
• Folha de pagamento: automatiza o cálculo de salários, benefícios e impostos, o que oferece precisão e conformidade com as leis trabalhistas.

Automação de processos industriais

A automação aumenta a produtividade sem abrir mão da qualidade dos produtos. Conheça alguns exemplos reais:

• Controle de qualidade: sensores e sistemas podem inspecionar produtos automaticamente e, inclusive, identificar defeitos em tempo real para que apenas os itens dentro dos padrões sejam aprovados;
• Manutenção preditiva: sensores e análise de dados preveem falhas em máquinas e podem até mesmo agendar o serviço técnico de conserto antes que ocorram paradas não planejadas;
• Linhas de produção: robôs podem ser programados para realizar tarefas como montagem, soldagem e pintura — e, assim, aumentam a velocidade e a precisão da produção.

Automação de processos empresariais

A automação também pode ser aplicada em diversos departamentos de uma empresa por meio da integração de funções e da colaboração entre equipes. Exemplos incluem:

• Recursos Humanos: automatizar processos de recrutamento, como triagem de currículos e agendamento de entrevistas, para agilizar a contratação de novos talentos a partir de dados pré-definidos;
• Marketing: ferramentas de automação podem segmentar campanhas, enviar e-mails personalizados e analisar o desempenho das ações em tempo real;
• Financeiro: automatizar a conciliação bancária, emissão de relatórios financeiros e o controle de despesas para apresentar mais transparência e conformidade às leis e regulamentações locais.

Ferramentas e plataformas de automação

Não basta investir em transformação digital: você deve escolher as ferramentas certas para o sucesso da automação de processos na sua organização.

E, com tantas opções, é importante entender as diferenças entre elas para que a melhor solução atenda, especificamente, às suas necessidades. 

Acompanhe as tabelas abaixo e vamos conhecer, juntos, algumas das principais ferramentas de automação de processos.

Plataformas Low-Code/No-Code

Essas plataformas permitem que usuários sem conhecimentos avançados em programação criem soluções de automação de forma ágil e intuitiva. Entre elas:

Ferramentas de automação de processos

Existem diversas ferramentas especializadas em automação de processos, cada uma com suas particularidades. Aqui estão alguns exemplos:

Uma dica para valorizar os critérios para a sua seleção: ao escolher uma ferramenta, considere fatores como facilidade de uso, integração com sistemas existentes, custo e suporte oferecido pelo fornecedor. 

Assim, além de benefícios imediatos causados pelas soluções em si, você encontra um suporte dedicado para extrair o melhor das ferramentas em uso.

Quais são os desafios e considerações na implementação de processos?

Implementar a automação de processos não é apenas uma questão técnica: a transição também tem a sua carga de desafios que vai desde a integração de sistemas até a garantia de conformidade regulatória. 

Mas, para isso tudo, há solução. Abaixo, exploramos os principais pontos de atenção para uma implementação bem-sucedida.

Integração de sistemas

Um dos maiores desafios na automação é a integração de sistemas porque, no geral, empresas utilizam diferentes plataformas e softwares que não “conversam” entre si. Isso cria silos de informação e dificultam a automação end-to-end.

Como superar:

• Utilize APIs (Application Programming Interfaces) para conectar sistemas de forma eficiente;
• Adote plataformas de integração que facilitam a conexão entre aplicativos;
• Priorize soluções que ofereçam compatibilidade com os sistemas já existentes na empresa.

Análise de dados em tempo real

A automação é mais eficaz se acompanhada da análise de dados em tempo real. Por isso, o monitoramento dos processos continuamente é parte do acompanhamento para identificar gargalos, fazer ajustes rápidos e garantir o cumprimento dos objetivos.

Compliance automatizado

A conformidade regulatória é um desafio constante, especialmente para organizações de setores altamente regulamentados, como Financeiro e Saúde.

A automação pode ajudar a simplificar e garantir o cumprimento das normas de maneira prática. Entenda como funciona:

• Sistemas automatizados podem gerar relatórios e documentações necessárias para auditorias;
• Ferramentas de RPA podem monitorar transações e processos, alertando sobre possíveis violações de compliance;
• A automação reduz o risco de erros humanos, que são uma das principais causas de não conformidade.

Impacto cultural e organizacional

Muitas pessoas se esquecem de que a transformação digital também passa, direta e indiretamente, por uma mudança cultural e organizacional.

Primeiro, as ferramentas precisam ser vistas como aliadas e não ameaças, uma vez que a resistência à inovação é natural. Quanto mais disruptiva, mais as pessoas podem temer pelo futuro delas na organização, por exemplo.

Para mitigar o risco, sua empresa pode:

• Envolver os times desde o início e mostrar os benefícios da automação para o trabalho deles;
• Oferecer treinamentos e capacitações para que as pessoas colaboradoras se sintam preparadas para lidar com as novas tecnologias;
• Criar um ambiente em que a cultura da experimentação e o aprendizado sejam incentivados, mesmo que haja falhas no processo.

Escalabilidade empresarial

É importante observar se a automação de processos vai contribuir com o crescimento sustentável da empresa. Por consequência, se ela permite que processos sejam replicados e ajustados conforme a organização expande, sem aumentar proporcionalmente os custos operacionais.

Certifique-se, então, de que os processos podem ser facilmente replicados em novas filiais ou departamentos. Cheque, também, se as soluções para a sua empresa permitem lidar com o aumento de demanda sem a necessidade de contratar mais pessoal.

Casos de sucesso

A SoftDesign tem um histórico sólido de implementação de automação para grandes empresas por meio de soluções personalizadas.

E, para entender como a automação de processos foi destaque em alguns clientes, separamos duas histórias para você conhecer!

Otimização de processos financeiros no CIEE-RS

O CIEE-RS enfrentava desafios na área financeira, com um sistema defasado, processos manuais e baixa adesão dos usuários. O fluxo de pagamentos era oneroso e pouco eficiente.

Para isso, conduzimos a Concepção para Transformação Digital por meio de um novo sistema que padronizou processos, automatizou a geração de faturas e facilitou a auditoria das regras de negócio. Como resultado:

• Houve redução do esforço manual com planilhas e controles paralelos;
• Ocorreu mais eficiência e segurança nas operações de pagamentos.

Transformação digital na área de Sourcing do Sicredi

O Sicredi precisava modernizar a gestão de colaboradores terceirizados, que era feita manualmente por meio de planilhas e e-mails, e isso causava um trabalho extra — além da redução no controle da atividade.

Para isso, desenvolvemos dois produtos digitais: o Timesheet, para gestão de horas trabalhadas, e o MGPT (Módulo de Gestão de Profissionais Terceiros), para recrutamento e seleção de terceirizados. Com isso, obtivemos:

• Redução de 80% no esforço operacional no processo de prestação de contas;
• Eliminação de 100% do esforço manual na elaboração de contratos e aditivos;
• Mais de 900 usuários e 20 fornecedores utilizando as ferramentas, com transações anuais de R$ 200 milhões.

Veja mais detalhes sobre esse case:

Perspectivas futuras: o papel da automação na transformação digital contínua

A automação continuará evoluindo, impulsionada por tecnologias como Inteligência Artificial (IA), Machine Learning e hiperautomação. 

Essas inovações já permitem que as empresas:

• Automatizem processos complexos, com decisões baseadas em dados em tempo real;
• Criem ecossistemas digitais integrados, onde diferentes sistemas e plataformas “conversam” entre si de forma fluida;
• Promovam uma cultura de inovação contínua, em que a automação não é apenas uma ferramenta, mas um driver estratégico para o crescimento.

Automação como estratégia de negócio 

Em suma, a automação de processos é muito mais do que um diferencial: é uma necessidade estratégica para auxiliar as empresas a operarem com eficiência, menos custos e com a capacidade de oferecer experiências superiores aos clientes. 

No entanto, implementar soluções de automação exige expertise e planejamento, e é aí que parceiros especializados fazem toda a diferença.

A SoftDesign é uma dessas parceiras. Com uma abordagem centrada no usuário e expertise em transformação digital, ajudamos empresas a identificar oportunidades de automação, implementar soluções personalizadas e alcançar resultados.

Quer levar a automação para o próximo nível na sua empresa? Preencha o formulário abaixo e fale com um de nossos especialistas:

Perguntas frequentes sobre automação de processos

A automação de processos gera dúvidas, especialmente para quem começou a explorar suas possibilidades. Abaixo, respondemos às perguntas mais comuns.

Por fim, aproveite para conferir outros assuntos relacionados a esse no nosso blog!

• Ferramentas de IA: como escolher a melhor para sua empresa e maximizar resultados
• Automação de Testes Funcionais Web: Melhore a Qualidade e Eficiência do Seu Software
• Transformação digital: entenda o impacto, as tecnologias e por que a sua empresa deveria investir em inovação
• Processo de desenvolvimento de software: entenda quais são as etapas e práticas essenciais
• Maturidade digital: como medir o nível da sua empresa e impulsionar a transformação digital