Kanban na prática

Na edição do dia 20 de janeiro do SoftDrops*, o agilista Raphael Rodrigues aproveitou o espaço para fixar os conceitos do Kanban, método que visa otimizar o desenvolvimento de tarefas e o fluxo de trabalho de um produto ou serviço. O Kanban tem como principais vantagens a praticidade na implementação e a possibilidade de organizar e gerir projetos, focando em fluxo de valor.

Para que serve o Kanban

Ao desenvolver um produto ou serviço digital, o time lista as tarefas que deverão ser realizadas. Aplicando o Kanban, essas demandas são colocadas em cards e distribuídas em um quadro com colunas, como por exemplo: a fazer, em desenvolvimento e concluído.

Nesse método, Raphael salienta a importância de os times serem multidisciplinares, pois é fundamental que a equipe possa finalizar as tarefas sem dependência de pessoas de fora do time. O kanban é um sistema ‘puxado’, ou seja, é necessário que as tarefas comprometidas sejam puxadas para serem desenvolvidas e, posteriormente, concluídas para que outras possam ser realizadas. Dessa forma, evita-se o desperdício de energia e gastos excessivos com o projeto. Para definir as prioridades, deve-se observar o valor que as demandas podem agregar ao produto e não o tempo que elas demoram para ser realizadas.

Como funciona o método

No Kanban, temos o conceito de upstream (Discovery) que é utilizado para o ciclo refinamento e descarte de demandas e definição do que será ‘puxado’ para desenvolvimento. Posteriormente, passamos para a etapa de downstream (Delivery), fase onde o trabalho comprometido passará pelo fluxo de entrega. Diferente do framework Scrum, no método Kanban não existe o conceito de Sprint e também não é necessário estimar as demandas.

No Kanban algumas métricas e variáveis são observadas a fim de mensurar os resultados e identificar possíveis melhorias no fluxo de trabalho. São elas:

1. WIP – Work In Progress: significa trabalho em progresso, ou seja, quantas tarefas estão sendo realizadas no momento; e auxilia na definição da quantidade de atividades que um time é capaz de absorver.
2. Lead Time: quanto tempo levará, em dias, para executar a tarefa do início ao fim; e pode ajudar na definição do ciclo das tarefas em cada coluna do quadro.
3. Troughput: a quantidade de tarefas finalizadas em um determinado período.

Classes de serviço

Para realizar o desenvolvimento de um produto ou serviço digital, vimos que uma série de demandas são criadas e definidas. Para gerenciar o fluxo, maximizando o valor das entregas, o agilista apresentou o conceito de classes de serviço:

1. Expedite: são as tarefas mais urgentes. Como resolver um incidente que pode comprometer o produto, por exemplo.
2. Fixed date: são as tarefas com prazo. Por exemplo: demandas que envolvem uma legislação específica com data para entrar em vigência, ou alguma atualização obrigatória de um software.
3. Standard: demandas que entram no fluxo normal de trabalho, como melhorias e novas funcionalidades.
4.Intangibles: tarefas que não podemos mensurar seus custos ou impactos, mas que com o tempo podem dar prejuízo, como a falta de atualização de um banco de dados, por exemplo.

Essas classes estão diretamente relacionadas com o custo de delay, ou seja, quanto mais demorado para puxar uma tarefa de grande valor, maior será o impacto no custo do projeto.

Aplicando os conhecimentos

Durante o SoftDrops, Raphael convidou os participantes para testar os conceitos explorados. Em um quadro Kanban, havia um número determinado de tarefas e de profissionais. A atividade envolvia ‘puxar’ as tarefas e determinar a quantidade de pessoas que poderiam se envolver com elas e, a partir dessas decisões, os participantes ganhavam pontos. A simulação tornou possível analisar os resultados e avaliar a eficácia dos conhecimentos compartilhados.

Quer começar a utilizar essa metodologia? Na conclusão do evento, o agilista apresentou o STATIK (Systems Thinking Approach to Introducing Kanban) para quem tem interesse em aplicar a prática. Confira os passos abaixo:

PASSO 1: definir o objetivo do Kanban e as insatisfações atuais;
PASSO 2: definir as fronteiras do Kanban;
PASSO 3: mapear o fluxo (quadro);
PASSO 4: combinar cadências;
PASSO 5: definir a natureza da demanda (tipos);
PASSO 6: limitar WIP.

*O SoftDrops é um evento de troca de conhecimento que acontece todas as quartas-feiras, na sede da SoftDesign. A cada semana, um colaborador se predispõe a expor para os colegas algum tema de seu interesse, que tenha relação com os três pilares do nosso negócio: design, agilidade e tecnologia. A minipalestra dura em torno de trinta minutos e é seguida por um bate-papo entre os participantes.