O que é Lean Change Management?

O Lean Change Management é um modelo de gestão que propõe um gerenciamento ágil e enxuto de mudanças. Criado por Jason Little, ele substitui a abordagem linear tradicional que visa um controle absoluto do processo. Ao integrar ferramentas, ideias e habilidades multidisciplinares, essa abordagem oferece uma estratégia segura e inovadora para facilitar mudanças organizacionais.

Em um mundo em constante transformação, a capacidade de gerir novos movimentos tornou-se vital para a sobrevivência no mercado atual. Assim, tanto a Transformação Digital quanto a Gestão de Mudanças são indispensáveis para empresas e startups enfrentarem o ambiente VUCA (Volátil, Incerto, Complexo e Ambíguo). Afinal, abordagens tradicionais já não parecem adequadas às exigências desse contexto dinâmico.

Neste artigo, exploramos conceitos do Lean Change Management Model e os benefícios de colocá-lo em prática. Além disso, compartilhamos as cinco dimensões universais da mudança, que fornecem uma estrutura abrangente para entender e liderar processos de forma eficaz.

Lean Change Management: o que é?

Ao escrever o livro Lean Change Management: Innovative Practices for Managing Organizational Change, Jason Little inicialmente buscava documentar os métodos de trabalho empregados em sua função de Agile Coach, liderando a adoção do Método Ágil em um departamento de 300 pessoas. No entanto, ao longo desse processo, percebeu a complexidade inerente às empresas contemporâneas, constatando que a mudança não poderia ser facilitada apenas por meio de ferramentas simples e lineares.

Nessa época, em 2011, surgiu a abordagem Lean Startup, criada por Eric Ries, que transformou a forma como produtos digitais são desenvolvidos. Influenciado por esse livro, Little começou a indagar se seria viável aplicar o mesmo conceito para repensar a validação do processo de mudança. Com o intuito de facilitar essa adaptação e interação, em 2014, desenvolveu a abordagem Lean Change Management.

Dado o desejo comum de promover mudanças que nem todos estão prontos para aceitar, era crucial que o modelo fosse flexível o suficiente para se adaptar a uma variedade de contextos, reconhecendo a singularidade de cada mudança. Para auxiliar na definição da visão estratégica, a abordagem propõe o uso do Strategic Change Canvas. Esse recurso permite indicar a importância da mudança que deve ser feita, além de métricas de sucesso e progresso – e, claro, os impactos que a alteração irá causar nas pessoas, departamentos e processos.

Entretanto, em muitas empresas, ainda é comum adotar uma abordagem linear para a mudança, na qual as etapas de planejamento, execução e conclusão sugerem um controle absoluto, porém ilusório. Na realidade, sabemos que as mudanças são complexas e repletas de incertezas. Por isso, o LCM é uma estratégia eficaz para facilitar a adaptação, pois reconhece que a vida organizacional é um processo contínuo de experimentação. Nesse contexto, o feedback é considerado um catalisador de avanços e melhorias.

5 Dimensões Universais da Mudança

Para nos guiar durante essa jornada, Little definiu cinco dimensões que nos ajudam a impulsionar a mudança:

1. Causa e Propósito: o que é considerado urgente para você pode não ter a mesma importância para outra pessoa, e essa discrepância pode causar estresse entre os membros da equipe. No entanto, quando nos unimos em torno de um propósito coletivo, é mais provável que avancemos em direção a uma solução de maneira harmoniosa e colaborativa.
2. Diálogo significativo: na jornada da mudança, a comunicação desempenha um papel crucial. Ao lidar com mudanças complexas, é essencial criar um ambiente que promova o diálogo, onde práticas provenientes da Lean Change Management e do Método Ágil sejam importantes recursos.
3. Resposta à mudança: a resistência à inovação é comum em muitas empresas, especialmente nas mais tradicionais, o que pode ser uma das razões pelas quais o Método Ágil pode enfrentar dificuldades durante sua adoção. Se as pessoas estão muito resistentes à mudança, isso pode indicar que elas não se sentem incentivadas a participar do processo de transformação da empresa. Logo, é importante lembrar que a inclusão e a diversidade são cruciais nesse contexto.
4. Cocriação: para garantir que todos acreditem e aceitem a mudança, é necessário capacitar as pessoas. Uma cultura de colaboração é fundamental para promover o entendimento e o alinhamento de todos os envolvidos. Isso significa criar um espaço onde as pessoas possam colaborar e cocriar juntas.
5. Experimentação: em vez de simplesmente realizar tarefas, é crucial executar experimentos. Em contextos de mudanças complexas, é impossível prever completamente os resultados, por isso, é tão importante confiar em ciclos de experimentação e feedback. Eles permitem modificar e adaptar os planos conforme avançamos.

Lean Change Management vs. Gestão Tradicional

Mas afinal, quais são as principais diferenças entre o Lean Change Management e a Gestão Tradicional de Mudanças? Na prática, reconhecemos que o nosso cérebro não gerencia a incerteza muito bem, uma vez que preferimos ter uma ideia clara de onde estamos e para onde vamos. Portanto, podemos afirmar que a principal diferença entre essas duas abordagens reside no fato de que uma busca certezas, enquanto a outra enfatiza a experimentação e o aprendizado rápido.

Na Gestão Tradicional, é comum começar um projeto, convencer os stakeholders a aceitarem a mudança e, então, iniciar a execução do plano. Nesse modelo, o cronograma é extenso e o consultor é visto como o ‘dono da verdade’. Por outro lado, no Lean Change Management, o alinhamento é um processo contínuo, visto que as pessoas não estão todas alinhadas com a mudança ao mesmo tempo e na mesma medida. Nesse modelo, reconhece-se que mudar é complexo e, portanto, é crucial abrir espaço para a aprendizagem. Além disso, o trabalho é realizado em ciclos curtos, permitindo uma evolução gradual e incremental.

Karina Hartmann, Head of Innovation & Continuous Improvement da SoftDesign, destaca que ao implementar os princípios do Lean Change Management na área de Consultoria da empresa, observamos diversos benefícios e vantagens, tais como:

• Mudanças mais cocriadas: os consultores não assumem uma postura de “sabe-tudo”, impondo o que é certo ao adotar um método. Em vez disso, atuam como facilitadores e mentores.
• Mudanças mais realistas: no dia a dia, muitos processos de adoção de novos métodos são negligenciados pelas equipes e acabam perdendo força ao longo do tempo. No entanto, quando o processo é colaborativo e interativo, as mudanças se tornam mais concretas e duradouras.

Por que as empresas devem adotar o Lean Change Management?

Na SoftDesign, o Lean Change Management serve de inspiração para lidar com mudanças, e está altamente alinhado com a forma como pensamos. “Nosso serviço de Consultoria é inspirado pelo LCM. Nele, adotamos uma abordagem iterativa por meio de ciclos de experimentação, aprendizado e evolução. Isso nos permite evitar projetos gigantescos e mostrar resultados rapidamente (Quick Wins), já que cada ciclo contribui para uma pequena mudança”, destaca Karina.

De acordo com a Head of Innovation & Continuous Improvement, essa abordagem de mudança deve ser iterativa e incremental, ou seja, deve incorporar os princípios da agilidade: trabalhar em ciclos, obter feedback rápido, aprender e incrementar. Além disso, é crucial respeitar a cultura e o ambiente existente. “A ideia de ‘implantar’ um método nos parece ultrapassada. É como se estivéssemos lidando com máquinas”, ressalta.

Acreditamos que a cultura organizacional e a interação humana são fatores complexos e cruciais para alcançar o sucesso. Sendo assim, não podemos simplesmente impor um processo ou método sem considerar o contexto. É essencial construí-lo e desenvolvê-lo dentro do ambiente empresarial, levando em consideração as restrições e a realidade de cada cliente.

Mudar é nossa única certeza

Quando pensamos que o processo de mudança tem um ponto de partida e de chegada, muitas vezes negligenciamos o potencial transformador da jornada em si, mesmo que isso signifique não atingir um resultado pré-determinado. Por outro lado, reconhecemos que o medo de falhar também é um desafio importante a ser enfrentado.

Se o seu time se sente perdido em um ambiente repleto de caos e incertezas, que resultam da necessidade de inovar em aplicativos, plataformas e sistemas, conte com o apoio do nosso time multidisciplinar. Juntos, exploramos ideias e experimentamos de maneira segura e eficaz, utilizando o Lean Change Management e os Métodos Ágeis para criar produtos digitais de impacto.