Estratégia de produto para aumentar eficiência e segurança na área de pagamentos do CIEE-RS

Desafio

A área financeira do CIEE-RS desejava inovar os processos e sistemas de gestão de finanças. Existia um sistema defasado tecnologicamente e com baixa adesão, além de vários controles manuais paralelos e um fluxo oneroso de gerenciamento dos pagamentos.

Como contribuímos

Conduzimos a concepção de um sistema que favorece a padronização dos processos e a auditoria das regras de negócio. Ao reduzir os esforços de controle de planilhas, pode aumentar a eficiência e a segurança das operações da área de pagamentos do CIEE-RS.

O serviço de Concepção para Transformação Digital aconteceu ao longo de dois meses, com cinco reuniões de alinhamento e evolução do projeto. O Comitê de Concepção foi formado por 14 pessoas de diferentes times do CIEE-RS, incluindo profissionais da área financeira, marketing, relacionamento e sistemas, entre outras, além dos especialistas da SoftDesign.

Neste processo, facilitamos workshops com o comitê para discutir sobre dores, possibilidades, definições de negócio e prioridade, saindo da concepção com um plano bem alinhado entre os setores.

As reuniões do Comitê permitiram que as diversas áreas discutissem juntas sobre regras de negócio e políticas internas, inclusive as que deveriam ser adotadas para o futuro, pensando na eficiência global do processo, e não apenas nas melhorias locais.

Um sistema para diferentes perfis de usuário

A pesquisa com usuários é parte fundamental da etapa de descoberta e concepção. Neste projeto, utilizamos dois métodos para a coleta de dados com colaboradores e com clientes do CIEE-RS: pesquisas exploratória e quantitativa. Ambas tiveram uma ótima adesão: foram ouvidas 678 pessoas colaboradoras e clientes.  

A pesquisa quantitativa ajudou a entender o perfil e as necessidades amplas dos usuários do sistema legado, enquanto a pesquisa qualitativa ajudou a descobrir necessidades específicas dos usuários e os motivadores por trás de cada experiência. Por fim, o cruzamento dos dados gerou maior clareza sobre as hipóteses referentes ao processo de faturamento. 

Resultado: mais eficiência e automação

Criamos uma visão clara de novos processos e sistema e um roadmap detalhado com indicação de novas funcionalidades a serem implementadas a cada release. Para que o CIEE-RS pudesse capturar valor o mais cedo possível, fizemos um planejamento de releases curtas e incrementais, que permitiriam realizar rapidamente a virada do software para os públicos que exigiam a maior carga de trabalho manual.

Como resultado, o CIEE-RS recebeu o roadmap para conquistar:

• Automação da geração de faturas, reduzindo o esforço com processos manuais.
• Maior padronização e alinhamento dos processos e de regras de negócio.
• Um processo condizente com as expectativas dos clientes e dos diferentes perfis de usuário envolvidos.
• Controle facilitado de inadimplência e previsibilidade para gestão financeira.