Home office na Quarentena: como melhorar a rotina

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Desenvolvimento de Pessoas
por em 28 de agosto de 2020

Para os setores de serviço no Brasil, o isolamento social em virtude da pandemia de coronavírus continua sendo uma realidade. Na SoftDesign, estamos há cinco meses em trabalho remoto – em março deixamos nossa sede no Centro Histórico de Porto Alegre para  nos desafiarmos nesse novo formato. Fizemos essa transição buscando a segurança dos nossos colaboradores e a melhor forma de continuar entregando projetos, descobrindo, ainda,  novas oportunidades para seguirmos crescendo.

Com esses objetivos em vista, convidamos Fábio Giordani – Gerente de Suporte Enterprise na Dell e Presidente do PMIRS (2017-2018) – para conversar com nossos colaboradores e fornecer algumas dicas para tornar o home office melhor para todos. Na ocasião, o Gerente falou sobre a sua experiência trabalhando nesse formato e como esse processo pode ficar mais fácil com alguns pequenos ajustes.

Crie e mantenha uma rotina de trabalho

A transição para o home office não é uma tarefa fácil. Segundo Giordani, é fundamental que os colaboradores tenham maturidade profissional para lidar com essa mudança, pois atuarão sem a presença de um gestor no dia a dia. Além disso, também é necessário acompanhar métricas de produtividade. Nesse formato, as pessoas costumam trabalhar de 15% a 20% a mais que no trabalho presencial – ou seja, a forma e os horários nos quais você irá atuar remotamente precisam estar bem definidos.

Utilizar os ativos que são destinados para o trabalho somente para este também é uma prática importante. Por exemplo, se a empresa lhe cedeu um equipamento, não o utilize para tarefas pessoais. Você deve  seguir as diretrizes para não colocar em risco os dados da companhia prezando pela Segurança da Informação. Nesse sentido, a organização também deve oferecer uma estrutura adequada para que os profissionais possam trabalhar de casa com conforto e qualidade. Itens como suporte remoto ou local, gestão de acessos para utilizar as ferramentas, softwares e hardwares adequados e itens de ergonomia – como cadeiras e mesas – devem ser considerados pela empresa e pelo time.

Todos esses cuidados são importantes para manter o andamento dos projetos da melhor forma possível. Com tantas mudanças, tivemos um choque de digitalização da vida, de acordo com Giordani, o que torna ainda mais complexo gerenciar diferentes meios de comunicação. E-mails e reuniões aumentaram significativamente, trazendo a necessidade de priorizar tarefas. Se você trabalha diretamente com clientes, por exemplo, eles devem estar no topo da sua lista de atendimento, seguido pela liderança e, na sequência, pelas outras necessidades. O Gerente de Suporte ainda indicou o livro Getting Things Done, de David Allen, para auxiliar nesse processo.

Reuniões nesse formato de trabalho

Como comentamos, algo que aumentou significativamente no home office foi a quantidade de reuniões que passamos a ter. Giordani salientou que a cadência desses encontros mudou, deixando os processos mais exaustivos. Antes, em uma reunião, era comum falar sobre amenidades no início, aproximando as relações e tirando a pressão do ambiente. Agora, temos a tendência de ser mais diretos, deixando as relações mais complexas e pesadas. Outra questão é a ausência de leitura corporal nesse novo formato, que pode dificultar a percepção das reações das outras pessoas. Presencialmente conseguimos notar se alguém está confortável ou não com as nossas colocações – agora perdemos o ’olho no olho’.

O mais importante na comunicação é ouvir o que não está sendo dito.
(Peter Drucker)

Abaixo, podemos ver algumas dicas que Giordani deu para tornar as reuniões virtuais mais profissionais e agradáveis. Neste link você também pode acompanhar um guia de boas práticas para reuniões online:

Lembre-se do nome da pessoa com quem está falando, caso você precise chamá-la durante a reunião;

Evite falar muito rápido, monitorando se o áudio está bom;

Use a função mute quando não estiver falando;

Cuide para não transmitir ruídos, evitando comer e beber durante a reunião;

Mantenha o ambiente organizado ao utilizar a câmera, se não puder colocar um background, é preciso ter cuidado com a apresentação do ambiente.

Equilibre o pessoal e o profissional

É preciso ter cuidado para não sobrepor os compromissos profissionais à vida pessoal. Estar em casa nos permite organizar as tarefas particulares e ter uma certa flexibilidade de agenda. Evitamos o trânsito e ganhamos o tempo de deslocamento, além das comodidades de estar em casa. Por outro lado, não fazemos paradas tão frequentes para um café ou para falar de assuntos do dia a dia com os colegas, o que reflete em uma maior carga horária de trabalho no home office .

Por essas razões é tão importante criar uma rotina, como comentamos anteriormente, estipulando horários. Nesse novo formato é irrelevante também não começar inúmeras atividades simultaneamente – terminar as tarefas que começamos, parar para almoçar e tomar café e reservar um momento para descansar e espairecer é essencial.

Durante o seu horário de trabalho, avalie se é realmente necessário atender uma demanda doméstica e interromper alguma atividade profissional. Caso você tenha filhos lembre-se que eles podem não compreender que, mesmo que você esteja em casa, está trabalhando. Por exemplo, se você tem um escritório separado combine com quem você mora que, se a porta estiver fechada, não poderá ser interrompido.

É compreensível que, com todo mundo em casa, a concentração no trabalho seja menor. Lembre-se que o excesso de convivência com quem moramos, o pouco contato humano com outras pessoas e a perda de individualidade e privacidade são fatores gerados pelo isolamento social e podem causar divergências e algumas dificuldades. Giordani lembrou que todos estamos na mesma situação e cientes dos desafios que surgiram. O melhor que cada um pode fazer nesse momento é tentar ajustar as suas necessidades e atender as demandas de trabalho que puder. O importante é experimentar e descobrir a rotina que lhe deixe mais confortável e com o melhor desempenho possível no trabalho.

*O SoftDrops é um evento de troca de conhecimento que acontece todas as quartas-feiras, na sede da SoftDesign. A cada semana, um colaborador se predispõe a expor para os colegas algum tema de seu interesse, que tenha relação com os três pilares do nosso negócio: design, agilidade e tecnologia. A minipalestra dura em torno de trinta minutos e é seguida por um bate-papo entre os participantes.

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