Home office e reuniões online: guia de boas práticas

Jornalistas, pensadores e críticos têm refletido sobre a ‘nova era’ do trabalho, que surge impulsionada pela pandemia de coronavírus e pela necessidade de isolamento social. O home office se tornou realidade em muitas empresas ao redor do mundo e, com certeza, você já leu artigos sobre como manter a sua rotina e produtividade, mesmo trabalhando de casa.

Porém, pouco tem se falado sobre os novos comportamentos, ou boas práticas, que devem ser adquiridos para a interação profissional online. Afinal, a maior parte do trabalho e das reuniões, antes, eram realizados presencialmente, e a maioria das pessoas sabia – talvez até por um conhecimento tácito – como portar-se nessas situações.

Mas e agora? O que deve e não deve ser feito no trabalho remoto? O que podemos e o que devemos evitar? Como trabalhar em equipe e mostrar-se comprometido com os colegas e clientes? Separamos abaixo algumas dicas que podem contribuir para o aprendizado necessário a esse novo momento.

O dia a dia no trabalho remoto

Um dos benefícios do home office é a possibilidade de negociação e flexibilidade de horários. Porém, se você trabalha em uma organização com outras pessoas e, principalmente, se faz parte de um time, é importante que exista comunicação clara nesse sentido – para que todos sintam que podem contar com você.

Tente estabelecer um horário de trabalho no qual todos saibam que você estará disponível e online, por exemplo, das 9h às 17h, com intervalo ao meio-dia. Se você mudar esse horário, avise a equipe, por exemplo: amanhã iniciarei meu trabalho somente às 11h. Saídas ao longo do dia também devem ser comunicadas – você pode colocar um aviso no seu status do canal de comunicação empresarial, informado o horário aproximado de retorno.

A comunicação clara também é essencial nos diálogos feitos por ferramentas de conversação ou e-mails. Não são todos os assuntos que exigem uma reunião online – coisas pontuais podem ser resolvidas por meio da escrita. Nesses casos, tente explicar a sua demanda detalhadamente: informe o contexto, a situação e a sua necessidade. Se for preciso, adicione imagens para auxiliar a compreensão.

Cuidados com as reuniões online

Por mais que você esteja na sua casa, se você for participar de uma webmeeting, prepare-se para abrir sua webcam – essa é uma forma de minimizar a perda da linguagem corporal. Vista-se da mesma forma que você se vestiria se aquela reunião fosse presencial: despojado ou alinhado, depende do seu estilo e do contexto da reunião. Ah, e é claro, seja pontual.

Se você irá conduzir a webmeeting, o primeiro passo é mandar o convite para os participantes explicando a pauta da mesma e delimitando a provável duração da reunião. Isso serve para que as pessoas se preparem e para que o objetivo do encontro seja alcançado.

No momento da reunião, apresente todos os participantes e cumprimente-os, um a um. Dê espaço para que as pessoas possam também cumprimentar o restante do grupo – se você for convidado, vale uma pequena apresentação pessoal. Ao final da reunião, a mesma premissa: todos, ao saírem, devem cumprimentar os demais.

Não é aconselhável fazer refeições durante reuniões online (a menos que esse seja o propósito da mesma). Água, café e chá estão liberados, mas preste atenção em garrafas e xícaras: tudo chama a atenção, pois quando você fala, todos estão olhando para você. Os planos de fundo disponíveis nas ferramentas de reuniões online também são uma boa opção para evitar possíveis distrações relacionadas ao que está atrás de você.

Quando você for falar, procure ter calma e aprenda a fazer pausas. Esses intervalos proporcionam aos outros participantes a possibilidade de fazer comentários, e minimizam qualquer contratempo relacionado à velocidade da internet. Se, por acaso, duas ou mais pessoas falarem ao mesmo tempo, dê a chance para que o outro termine a sua fala primeiro.

Comprometa-se e confie no seu time

O trabalho remoto exige ainda mais dedicação. Com a comunicação mediada por computadores, é importante que você faça o seu trabalho da melhor forma e cumpra seus prazos, na tentativa de não gerar retrabalho ou impedimento aos trabalhos dos colegas.

Da mesma forma, confie no seu time. Acredite que cada um fará o que lhe cabe e que o resultado será positivo. Se houverem atritos ou ruídos, não disfarce: marque uma reunião, dialogue e fortaleça o espírito de equipe. E, é claro, desenvolva sempre a sua empatia – em tempos de isolamento social, todos merecem um pouco mais de paciência.