Escopo Aberto ou Fechado: qual o ideal?

Entre os assuntos abordados com frequência neste blog, estão as diferenças entre o Método Ágil e o Método Tradicional (Waterfall) de desenvolvimento de software; e os benefícios do primeiro em relação ao segundo. Hoje, continuaremos a falar desse tema, mas abordaremos especificamente um dos itens mais importantes na construção de produtos digitais: o escopo. Projetos de qualquer natureza sempre envolvem três principais restrições, conhecidas como o Triângulo de Ferro do Gerenciamento de Projetos: custo, tempo e escopo. Custo refere-se ao quanto será investido para realização do projeto em itens como recursos, aquisições e até riscos; tempo diz respeito ao prazo para que o mesmo seja entregue; e escopo explicita o que estará contido no trabalho, é a definição da ‘fronteira’ entre o que será feito e o que não será feito. Tais restrições estão presentes tanto em projetos de escopo fechado, quanto de escopo aberto; mas são trabalhadas de forma diferente em cada um deles. No desenvolvimento de software, é comum ouvirmos que projetos tradicionais são de escopo fechado, e projetos ágeis são de escopo aberto.

Como Assim Fechado ou Aberto?

É preciso entender que para definir custo, tempo e escopo são realizadas estimativas. Como essas não são exatas, não é possível fixar as três variáveis do Triângulo. Por exemplo: digamos que você sai de casa para um passeio de bicicleta. No seu escopo está um passeio de 10km e o tempo que você estimou é de 30 minutos. Qual dessas variáveis você vai fixar e qual você vai flexibilizar? Depende da sua necessidade!

• Se você tem apenas 30 minutos disponíveis, vai fixar o tempo, e tentar fazer 10km nesse prazo, o que pode resultar em uma variação para 8km, 9km ou até para 11km.
• Mas se você precisa chegar em um lugar que fica a 10km da sua casa, então você fixará a distância, e talvez chegue lá em 25 minutos, ou 35 minutos.

Portanto, quando falamos de projetos de escopo fechado, estamos nos referindo ao cenário em que o projeto tem como fixo o escopo, e assim tempo e custo podem sofrer variação. Em projetos de escopo aberto, o processo é o inverso: tempo e custo são fixos e é o escopo que pode sofrer variações. Vamos entender melhor?

Fonte: Palestra Leandro Faria

Escopo Fechado

Quando a variável fixa é o escopo, a primeira questão que se impõe é a necessidade de detalhar o escopo que queremos fixar. Por isso, projetos de escopo fechado geralmente envolvem uma longa etapa de planejamento. Esse planejamento muito detalhado normalmente gera uma sensação de segurança, previsibilidade e controle. Porém, é importante lembrar que essa segurança só é real em situações nas quais o escopo definido é estável – o que pode acontecer em algumas áreas como engenharia civil, mas não costuma acontecer no universo do software. Em projetos de escopo fechado, também é comum que a participação do cliente ou do usuário da solução esteja concentrada no início e no final do projeto, sem que seja necessário um acompanhamento frequente: afinal, tudo o que será desenvolvido no meio já está definido. Isso pode ser visto como uma vantagem em ambientes nos quais todo o conhecimento sobre o que precisa ser feito já é maduro e estável, mas em projetos que envolvem o desenvolvimento de novos conhecimentos, esse tipo de abordagem é fonte de insucesso, visto que não considera a necessidade de interação e de feedback. Pense comigo: quantas vezes, ao começar um projeto de qualquer natureza, você sabia exatamente tudo o que precisava ser feito durante a execução? Quantas vezes você ou alguém do seu time mudou de ideia ao analisar novas perspectivas?

Problemas do Escopo Fechado

Em primeiro lugar, existe um conjunto de problemas relacionados a definição do escopo em si. O processo de escopo fechado é, na verdade, bastante ingênuo e também injusto com os usuários e stakeholders, pois requer que esses definam todos os requisitos no início do projeto. Oras, como saber de fato como as funcionalidades irão atuar antes mesmo de experimentá-las? Os problemas com a definição do escopo incluem:

• Entendimento: ao descrever todas os requisitos para o produto, o cliente pode acreditar que está sendo claro sobre o que deseja, mas a interpretação do time pode ser diferente;
• Completude: raramente os fornecedores de requisitos desenham todas as jornadas de usuário possíveis, e a falta desse estudo acaba por resultar em diversos cenários de uso sem cobertura;
• Adequação à inovação: o pior caso é tentar definir antecipadamente o escopo de um projeto inovador. Pense comigo: se já sabemos antecipadamente todos os detalhes, o que ele tem de inovador?

Em segundo lugar, existe um conjunto de problemas relacionados com a falsa sensação de segurança criada por estimativas detalhadas. Estimar significa analisar a probabilidade baseando-se em informações disponíveis. No caso de projetos de escopo fechado, isso acontece somente na etapa de planejamento: tempo e custo são calculados em razão do esforço de implementação do escopo. Os problemas com as estimativas incluem:

• Não-cumprimento de prazo: como explicamos antes, quando você decide fixar o escopo, é sabido que as outras variáveis vão flutuar! Porém, como no início do projeto foram apresentadas estimativas, foram criadas expectativa nos stakeholders, e agora qualquer flutuação será vista como atraso;
• Gordura excessiva: para não correr o risco de perder prazos rígidos e falhar com as expectativas que foram criadas, as estimativas de tempo acabam sendo aumentadas propositalmente pelo time – é o famoso acréscimo de gordura. Mais tempo, consequentemente, resulta em maior custo. E, como diz a Lei de Parkinson: o trabalho irá se expandir para ocupar todo o tempo à ele alocado;
• Qualidade comprometida: para atender às expectativas criadas sobre as estimativas de orçamento e prazo, é uma solução comum pensar em cortar etapas de qualidade e verificação, fazendo com que os produtos sejam entregues sem os testes adequados.

Escopo Aberto

Projetos de escopo aberto, por sua vez, têm tempo (e recursos) fixados, o que torna possível definir seu orçamento; mas o escopo é variável. Dessa forma, o objetivo é entregar o produto mais prioritário, no menor tempo e com a maior qualidade possível. Na prática, ao invés de somente uma etapa de planejamento, no escopo aberto existem ciclos de trabalho que passam por inspeção e adaptação. Entregas são feitas a cada Sprint (duas semanas) ou a cada item completo (o que pode gerar uma cadência diária, por exemplo). Desta forma, é possível reajustar o escopo com frequência, dentro do tempo e custo fixados. Ainda, com o cliente acompanhando o trabalho de perto e usuários testando o produto, as mudanças tornam-se uma realidade mais ágil e menos burocrática. Veja: a cada duas semanas, com os itens entregues em mãos, é possível analisar o produto e obter novos insights, que poderão ser incluídos na próxima Sprint.

Vantagens do Escopo Aberto

O principal objetivo da agilidade é eliminar desperdício e focar em entregas orientadas por valor (Value Driven Delivery). Ou seja, em cada planning considera-se o valor que aquela parte do escopo tem para o negócio, e essa análise é a base da priorização de itens. Como resultado, surgem as seguintes vantagens:

• Priorizar o que importa: com a estratégia de tempo fixo, faz sentido começar pelo que mais entrega valor, e não pelo que é mais confortável ou mais óbvio. Assim, toda a lógica de trabalho muda e a famosa Síndrome do Estudante (entregar no último instante) é combatida naturalmente pelo processo;
• Planejamento adaptativo: por ser realizado constantemente durante o projeto, o planejamento molda-se ao cenário atual do mesmo. Isso significa que se o negócio do cliente sofrer alguma mudança, por exemplo, é possível incluir, excluir ou modificar itens visto essa nova realidade;
• Aprendizado constante: a participação do cliente e dos usuários garantem feedback frequente, e esse gera aprendizado sobre o projeto e o produto. A cada nova Sprint, o time agrega novos conhecimentos que são aplicados durante o desenvolvimento;
• Mitigação de incertezas: a previsibilidade se torna mais real do que em projetos de escopo fechado. Afinal, após algumas Sprints, o time consegue ter maior certeza sobre a sua capacidade de entrega, e assim se torna possível realizar projeções com base em dados confiáveis;
• Qualidade em primeiro lugar: a definição dos requisitos de qualidade de um projeto é parte essencial da composição do seu escopo. O escopo aberto permite que espaços sejam criados para modificações necessárias à qualidade. Dessa forma, o time de desenvolvimento tem flexibilidade para resolver os reais problemas dos usuários do produto, e há segurança de que o mesmo não estará defasado ao final do projeto;
• Garantia de valor: com acompanhamento constante, o valor do projeto não se perde, ou seja: ele continua resolvendo o problema a que se propõe, mesmo que este problema sofra alterações durante o desenvolvimento.

Uma Mudança de Paradigma

Apesar dos benefícios, projetos de escopo aberto sofrem resistência em médias e grandes empresas que temem perder o controle sobre o trabalho. Há uma crença de que projetos ágeis não possuiriam uma gestão adequada e representariam maiores riscos para o cliente. No livro Gerenciamento Ágil de Projetos, Jim Highsmith discorre sobre essa mudança de paradigma nos métodos de gerenciamento. Ele explica porque, na economia do conhecimento, projetos tradicionais falham na obtenção de resultados: eles limitam produtos. Isso representa desvantagem em um mercado competitivo e inovador, e pode custar a sobrevivência de qualquer negócio. Ainda, em projetos de escopo fechado o cliente paga por atividades que não agregam valor ao negócio – já que todas foram planejadas inicialmente e ‘devem’ ser entregues, mesmo que não tenham mais sentido. É uma mudança de mentalidade: ao invés de medir o sucesso pela lista de entregáveis, o sucesso passa a ser medido pelo impacto causado pelo produto.

Colaboração e Entrega de Valor

Na SoftDesign, o nosso método de desenvolvimento é ágil e, portanto, envolve o escopo aberto. Nossos contratos priorizam confiança e colaboração e nossos times multidisciplinares estão prontos para construir com qualidade o seu produto digital. Entre em contato conosco para conversarmos sobre escopo, custo e tempo; e encontrarmos a melhor forma para colocar o seu projeto em prática.